【国家标准(GB)】 档案交接文据格式

中华人民共和国国家标准
档案交接文据格式
Hand-oyer certificate form for archives主显内容与适用范围
GB/T 13968- 92
本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语
档案交接 hand-uver of archive按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。3.2档案交接文据由三部分构成
3.2.1第一部分是：确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。3.2.2第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类，数量。3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（详见下图）。国家技术监督局1992-12-17批准1993-07-01实施
单位名殊
交接性质
GB/T13968--92
档案交接文据
档案类别
秘出说明
接收意见
档案所属年度
单位名称
年月至
数量（卷、米）
长期短期
移出单位（印章）
领导人
经办人：此内容来自标准下载网
出日期
L具种类
接收单位(印章童)
领导人：
经办人：
接收日期
年月日
z ×oF
4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
G8/T 13968--92
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一-栏应寸交,接双方分别填写。单位名称栏应填写全称或规范化通用简秘：禁填曾用名称。a.
领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承扭责任的单位内的部门负责人签名。
经办人栏应由对档案交接负有直接成任的人员签符，c
移出和收进日期应当相同。
上述各栏填写完毕后·应加盖单位印章。e.
属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签笔，f.
4.1.2交接性质栏由交接双方共同填写。4.1.3交接性质分为移交，寄存、征购或收购、捐赠四种争。移交：机关、团体，企事业单位和其它组与档案馆之阿、档案馆与档案筑之间及本单位内部的档案交接属移交。
b．寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆(室)保管·保管期问其所有权仍归移交老属寄存c。征购或收购：国家依法收实属集体所行的和个人所的档案，交接后其档案为国家所有。d。捐赠：无偿间国家献出集休所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。4.1.4档案所属年度栏应出档案移出单位填。应据安填入所交各类档案形成的最早和最晚时问。4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应由移出单位填写，接收单位核实。4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及挡案与资料区分类别。一类一款顺序填入。4.2.3档案的数量一般应以举为计或单位。零救文件可用长度米为计单位。声像挡案可用张，盘为计量单位，
4.2.4检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案同移交的有关材料：股应随档案移交案卷目录、资料目录,金宗指南和著录卡片等材料。4.2.5检案及参考工具的数量单位为册（套)。4.3第三部分的填写方法
4.3.1移出说明栏应由移出单位填写：4.3.2移出说明栏应填人有关档案交接或需要说明的事项。，档案有无坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。b.
档繁内容中有无涉及国家机密，在挡案被利用时品限制使用或楚止使用的范围，内穿有无在档案交接中产生的其它文件，d。其它需要说明的事坝。
4.3.3接收意见栏应出收进单位填写。4.3.4接收意见栏应填入交接过程及验收意见。a。交接过程中有无需要记录的率项.b，由移出方填写的各尴是否属实。c、依据&档案法及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价，1.3.5第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。附在本文糖之后，并注明柑应挡目。附加说明：
GB/T1396892
本标准由全国文件格式及数据元标准化技术委员会提出本标准由国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室与中国标准化与信息分类编码研究所负费起草。
本标谁主要起草人李卫民、张彤、沈国超，房庆。
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