【环境保护行业标准(HJ)】 环境保护档案机读目录数据交换格式

中华人民共和国环境保护行业标准HJ/T 79-—2001
环境保护档案机读目录
数据交换格式
Format of bibliographic data interchange forenvironmental protection archives200112-25发布
2002-04-01实施
国家环境保护总局发布
HJ/T79--2001
本标准数据项的选择基本上包括了环保系统中较重要的工作需求，其中包括数据项73个，从档案形成的门类、载体全面进行数据采集，形成以.txt为扩展名的文本文件或者以.dbf为扩展名的数据库文件的机读目录软磁盘数据交换格式，为计算机专业人员开发档案管理软件提供了方便。本标准由国家环境保护总局科技标准司提出。本标准起草单位：中日友好环境保护中心、中国环境科学研究院、中国环境监测总站。本标准起草人；蔡君、傅坚、罗桂玲、王巧珠、栓淑平。本标准由国家环境保护总局于2001年12月25日批准。本标准由国家环境保护总局解释。850
1范围
环境保护档案机读目录数据交换格式HJ/T 79--2001
本规范规定了以软磁盘作为载体交换环境保护档案机读目录数据时所使用的格式。本规范规定的环境保护档案机读目录数据文件的组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或以.dbf为扩展名的数据库文件。
本规范适用于环境保护档案机读目录信息交换。2引用标准
GB/T2901—1992书目信息交换用磁带格式3定义
本规范采用下列定义。
3.1档案目录
按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。3.2机读目录
将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。3.3数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。3.4记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元。3.5字段
记录中可标识的特定范围数据。4记录格式
4.1记录由一组按一定格式写人的物理记录序列构成一条记录由记录头标，若干字段和记录尾标组成。其结构为图1：记录头标
宇段1
字段n
图1记录结构
记录尾标
HJ/T 79—2001
记录头标
标识记录开始的信息
其取值为“Ⅱ”（两位反斜杠字符）标识记录结束的信息
记录尾标
其取值为“/”（两位斜杠字符）4.2字段结构（图2)
字段名
字段名
分隔符
标识字段数据区所属的字段
其取值为汉字
分隔符
分隔该宇段的字段名与数据区内容取值为“：\（冒号字符）
数据区
字段的实际内容
取值为汉字、字母、数字等
字段结束符指示该字段数据区结束取值为“\\”（反斜杠字符）
4.3文件结构
数据区
字段结构
若干条记录组成一个文件，文件的结构为图3：记录1
记录2
记录，
图3文件结构
5文本文件格式和数据库结构（表1)表1
字段名称
全宗名称
全宗号
目录号
案卷号
分类号
保存状态
类目名称
保管期限
起始日期
终止日期
.TXT文本文件
字段名
全宗名称
全宗号
目录号
案卷号
分类号
保存状态
类目名称
保管期限
起始日期
终止日期
数据类别
字段结束符
字段名
.DBF数据库结构
字段类型
字段长度
字段名称
案卷题名
文件题名
并列题名
副题名
文件编号
责任者
归档部门
任务来源
技术参数
载体类型
标准编号及
有关记载项
专题类别
材料类型
工程名称
编制单位
工程代号
参照号
照片号
底片号
摄制时间
.TXT文本文件
字段名
案卷题名
文件题名
并列题名
副题名
文件编号bzxZ.net
责任者
归档部门
任务来源
技术参数
载体类型
标准编号及
有关记载项
专题类别
材料类型
工程名称
编制单位
工程代号
参照号
照片号
底片号
摄制时间
裹1（续）
数据类别
字段名
DBF数据库结构
字段类型
HJ/T 79-2001
字段长度
HJ/T 792001
字段名称
摄影者
盘带号
第一责任者
第二责任者
形成时间
归档时间
单位名称
编制部门
凭证号
凭证名称
借阅单位
借阅者
批准人
借阅期限
借阅日期
归还日期
利用自的
利用效果
主题词
存放位置
电子文档号
原文内容
.TXT 文本文件
字段名
摄影者
盘带号
第--责任者
第二责任者
形成时间
归档时间
单位名称
编制部门
凭证号
凭证名称
借阅单位
借阅者
批准人
借阅期限
借阅日期
归还日期
利用目的
利用效果
主题词
存放位置
电子文档号
原文内容
某档案案卷目录著录工作单如表2：全宗号
责任者
起始时间
电子文档号
主题词
目录号
表1(续）
数据类别
字段名
案卷号
.DBF数据库结构
字段类型
分类号
字段长度
国家环保总局关于印发《干部考核制度》《公务员聘任制度》的通知国家环保总局
1997.1.20
终止时间
保管期限
考核　聘任
1997.5.28
HJ/T 79-2001
在以.txt为扩展名的文本文件中，表示为：川全宗号：目录号：WY1案卷号：116\\分类号：BB4\\题名：国家环保总局关于印发《干部考核制度》公务员聘任制度》的通知\\责任者：国家环保总局\\页数：56）起始时间：19970120\\终止时间：19970528\\密级：内部\\保管期限：永久\\电子文档号：\\档号：主题词：考核聘任制度通知\\备注：/
或者表示为（舍去目录中的空白项）：川目录号：WY1\\案卷号：116\\分类号：BB4\\题名：国家环保总局关于印发《干部考核制度》《公务员聘任制度》的通知\\责任者：国家环保总局\\页数：56\\起始时间：19970120\\终止时间：19970528\\密级：内部\\保管期限：永久\\主题词：考核聘任制度通知在以.dbf 为扩展名的数据库文件中，表示为：QZH
国家环保总局关于印发《干部考核制度》公务员聘任制度》的通知56
国家环保总局
1997.1.20
1997.5.28
聘任制度通知
某案卷内目录著录工作单如表3：表3
全宗号
文件编号
保管期限
主题词
目录号
环发［1997]011号
1997.1.20
案卷号
分类号
关于印发《干部考核制度》的通知《干部考核制度》
责任者
国家环保总局
印发干部　考核制度通知
在以.txt为扩展名的文本文件中，表示为：川全宗号：目录号：WY1\\案卷号：116\\分类号：BB4\\题名：关于印发《干部考核制度》的通知\\附件：《干部考核制度》文件编号：环发［1997J011号\\责任者：国家环保总局\\时间：19970120\\文本：正本|页数：30\\密级：内部\\保管期限：永久|主题词：印发干部考核制度通知\\备注：/
在以.txt.dbf 为扩展名的数据库文件中，表示为：QZH
HJ/T 79—2001
关于印发《干部考核制度》的通知环发[1997]011号
国家环保总局
1997.1.20
《干部考核制度》
干部　考核
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