【环境保护行业标准(HJ)】 环境保护档案管理数据采集规范

中华人民共和国环境保护行业标准HJ/T 78--2001
环境保护档案管理
数据采集规范
Data collection specification for environmental protection archives2001-12-25发布
2002-04-01实施
国家环境保护总局发布
HJ/T 78--2001
为保证环保系统档案实现计算机化管理，逐步在全国范围内建成环保档案信息网络，实现快速、准确查询和资源共享，使环保档案信息资源得以充分开发和利用，依据《中华人民共和国档案法》，制定本规范。
本标准由国家环境保护总局科技标准司提出。本标推起草单位：中国环境科学研究院、中日友好环境保护中心、中国环境监测总站、辽宁省环境保护局。
本标准起草人：傅坚、罗桂玲、蔡君、王巧珠、马凤芝、李敏君、杜淑平。本标准由国家环境保护总局于2001年12月25日批准。本标准由国家环境保护总局解释。830
1范围
环境保护档案数据采集规范
HJ/T 78-2001
本标准规定了环保文书档案、科研档案、监测档案、监理档案、基建档案、会计档案、特殊载体档案及档案借阅管理的计算机管理系统数据项的采集内容及方法。本标准适用于环保系统各类档案数据库建立、检索等计算机数据管理2引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 7156—1987
文献保密等级代码
GB/T 8563—1988
GB/T 11821—1989
GB/T 4754—1994
奖励代码
照片档案管理规范
国民经济行业分类与代码
GB/T15418--1994档案分类标引规则GB/T2260—--1999中华人民共和国行政区划代码DA/T 2--1992
科学技术研究课题档案管理规范DA/T 13--1994
DA/T 15---1995
DA/T 18--1999
DA/T 19—1999
HJ/T 8. 1—1994
档号编制规则
磁性载体档案管理与保护规范
档案著录规则
档案主题标引规则
科学研究
环境保护档案管理规范
HJ/T 8. 2--1994
环境保护档案管理规范
环境监测
3定义
3.1环保文书档案
环境保护部门处理党务、行政事务及业务管理工作中形成的文件材料。3.2环保科研档案
在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的科研文件材料。
3.3环境监测档案
在环境监测和行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等记录形式的环境监测文件材料。
3.4环境监理档案
在环境监理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的环境监理文件材料。3.5基建档案
基本建设工程的规划、设计、施工、竣工、验收和管理、使用、维护等活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等记录形式的文件材料。831
HJ/T 78-2001
3.6会计档案
会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.7照片档案
国家机构、社会组织及个人在环境保护活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。3.8常规照片档案
用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.9磁性载体文件
以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带)为信息载体的文件。3.10磁性载体案
国家机构、社会组织和个人在环境保护活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。3.11实物档案
在环境保护工作中形成或上级颁发及有关单位赠送的标本、证书、奖状、奖杯、锦旗、印章、牌匾、题字、题辞(题词)等不同载体的实物。4
数据采集基本规则
数据项的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，结合本单位管理工作的具体情况确定。各数据项的字节长度参照表1中规定的长度确定。4.2
数据项
5数据项
数据项
全宗名称
全宗号
目录号
案卷号
保存状态
保管期限
载体类型
5.1全宗名称
数据项
文件编号
起始日期
终止日期
归档部门
归档时间
主题词
存放位置
电子文档号
原文内容
全宗指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。一般录人单位全称或通用简称。
例：1．全称：国家环境保护总局2．全称：中国环境科学研究院
简称：国家环保总局
简称：中国环科院
3.全称：河北省环境保护局
5.2全宗号
档案馆指定给每个全宗的代码。5.3目录号
简称：河北省环保局
全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不允许出现重复的目录号。5.4案卷号
目录内案卷的濒序号（流水号），在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。5.5档号
HJ/T 78—2001
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。依据《档号编制规则》执行。
5.6保存状态
保存状态包括正常保存、超期保存、移交、销毁。5.7保管期限
档案的保管期限为永久、长期、短期三种。长期为16至50年，短期为15年以下。按照国家或本单位保管期限制度确定，对更改的案卷，应录入新的保管期限会计档案的保管期限分为：永久、10年、5年、3年。依据《会计档案管理办法》执行。5.8稿本
档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况录入为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、复印件、修订本、影印本、各种文字本等。5.9密级
文件机密程度的等级。它是由发文机关根据文件内容涉及国家机密的程度，限制文件的流通范围面设立的等级概念。
密级按GB/T7156—1987第4章文献保密等级代码表划分为六个级别，名称与代码如表2：表2文献保密等级代码
公开级
国内级
内部级
秘密级
机密级
绝密级
5.10页数
汉语拼音代码
汉字代码
每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.11日期
数字代码
文件的编制日期，一般为文件发文的时间、决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章程等为通过时间或发布时间。条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研报告、学术论文为发表时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。
5.12载体类型
档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录，其他载体类型据实著录。
: HJ/T 78--2001
5.13文件编号
文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料的序号。包括发文字号、技术鉴定证书编号、科研报告的流水号，标准规范类文件流水编号等。文件编号照原文字和符号录人。例：1.［1990]国环字33号环院［2000]11号2．编号［1996]环科攻验字005号5.14起始日期
案卷内文件形成的最早时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。例：1996年8月12日录人为199608121997年3月3日录人为19970303
5.15终止日期
案卷内文件形成的最晚时间。录人方法同5.14。5.16　归档部门
立档单位的名称。课题或项目第一负责人所在部门的名称。5.17归档时间
档案移交档案室的时间。
5.18附件
文件正文之后的附加材料，一般只录人附件题名。如果附件具有自已的题名，并能单独使用，具有独立检索意义时，亦可另行录入条目，但应在备注中说明。
5.19主题调
揭示档案主题内容的规范化的词或词组，主题词按照《档案主题标引规则》及《中国档案主题词表》、《环境保护档案主题词表》标引。一般录人2～6个主题词。5.20存放位置
档案存放在档案库房的密集架、档案柜等装具的编号。5.21备注
案卷需要说明的事宜。
5.22电子文档号
档案馆（室）管理电子文件的一组符号代码。5.23原文内容
对档案文件的文字、图形进行扫描。6环保文书档案数据项
各数据项字节长度参照表3中规定的长度确定。表3文书档案数据项
数据项
分类号
类目名称
案卷题名
数据项
责任者
文件题名
并列题名
副题名
6.1年度
案卷形成的年度。
6.2分类号
HJ/T 78—2001
依据《档案分类标引规则》及《中国档案分类法》、《中国档案分类法·环境保护档案分类表》对案卷进行分类。
6.2.1案卷级分类一般分到二级类目，文件级分类一般分到三级类目。6.2.2主题单一的案卷或文件,应按分类表主表中相对应的某-一类目标引。例：“关于×××等同志任免的通知”，归入“机构编制、人事劳动”中“人事”项，标出“BC43于部任免”。
6.2.3案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。例：“××××××关于工资制度和房产制度改革的会议通知”，应分别归人“机构编制、人事劳动”中“工资福利”项和“政府行政工作”中“机关行政事务”,标出\BC61”和“BB72”。6.2.4案卷或文件的主题有两个或两个以上，并同属分类表中同一大类的下位类目，应依它们的上位类目作上位标引。
例：“关于党员评议和奖惩办法的通知”，应作上位标引，归人“党员管理”项，标出“A23”。6.3类目名称
全宗内分类方案的第一级类目名称。在一一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类相对稳定。6.3.1以机构(归档部门)为类目名称。例：污控司、科技司
6.3.2以《中国档案分类法》或《中国档案分类法：环境保护档案分类表》的分类类目为类目名称。例：SA1环境管理、BC1机构设置6.4案卷题名
案卷的名称，是对卷内文件的概括。案卷题名的结构一般由责任者—一内容(问题)文种（名称)三部分组成。
6.5件号
文件的排列顺序号。
6.6贵任者
对档案内容进行创造并负有直接责任的团体或个人。贵任者有多个时，录人列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须录入，其余视需要录人。被省略的责任者用“［等］”表示。责任者之间以“，”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须录人时，责任者之间以“，”相隔。6.6.1批转、转发（或印发）类文件责任者项录人批转件、转发件的责任者；而被批转件、被转发件的责任者可作为附件的责任者，与附件题名一起录人。6.6.2团体责任者必须录人全称或通用简称，在一个全宗内应当统一，不能滥用省略或随意简称。不能录人为“本部”“本局”等。
6.6.3个人责任者般只录人姓名，必要时在姓名后录人职务，并加\（）”号。文件所属个人责任者有多种职务时，只录人与形成文件相应的职务。文件所属个人责任者为别名、笔名时，均照原文录人，但应将其真实姓名附后，并加\（）”号。6.6.4未署名责任者的文件，应录人根据其内容、形成特征考证出的责任者，并加“［}”号。6.7文件题名
直接表达文件内容特征、中心主题的名称。一般录人文件文首的题目名称，没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟题名，外加“［}”号，以示区别。6.8并列题名
以外语或少数民族语言文字书写的与正题名对照并列的题名。与正题名并列的汉语拼音不能视为835
HJ/T 78-2001
并列题名。
6.9副题名
解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够反映档案中的主题时，副题名不必录入。正题名不能反映档案的主题时，副题名应照原题名录入于正题名之后。7科研档案数据项
各数据项字节长度参照表4中规定的长度确定。表4环境保护科研档案数据项
数据项
分类号
案卷题名
责任者
任务来源
7.1分类号
数据项
技术参数
有关记载项
文件题名
依据《中国档案分类法》和《中国档案分类法·环境保护档案分类表》对案卷进行分类。7.1.1案卷级分类一般分到二级类目，文件级分类一般分到三级类目。7.1.2主题单一的案卷或文件,应按分类表主表中相对应的某一类目标引。例：“我国酸雨控制与对策”,归人“全球环境问题研究”中“酸研究”,标出“SA571”。7.1.3案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。例：“水污染对人体健康影响及防治技术研究”，应分别标出“SA532”和“SA542”。长度
7.1.4案卷或文件的主题有两个或两个以上，并同属分类表中同大类的下位类目，应依它们的上位类目作上位标引。
例：“我国国土整治中的环境区划和耕地发展的2000年度预测研究”，“环境区划”“环境预测”同属于“环境管理研究”的下位类目，应标出上位类目“SA56”。7.1.5案卷或文件在依其主题内容归人主表中某一类目后具有科技档案复分表类目，应进行复分。例：“我国酸雨控制对策研究成果鉴定证书”，应选择《中国档案分类法》科技档案复分表，标出\SA571<13)\。
7.2案卷题名
科研课题全称。当科研课题名称有变动时，以成果鉴定最后命名为准。例：电镀污泥制作铬革剂示范研究。7.3年度
课题完成的年度即课题鉴定验收的年度。7.4贵任者
见6.6。
7.4.1案卷级录人科研课题第一负责人的单位名称及个人姓名，单位名称录人全称或统一的通用简称，不能滥用省略。
7.4.2单份文件有多个责任者时，一般按文件记载顺序录人，除录人第一责任者外，其他责任者最多录人两个，并加“［等］”，两者之间用“，”隔开。多个责任者具有同一职责或身份又必须录人时，责任者之间以“，”相隔。
7.4.3科研课题的合同书，责任者应录人本级合同的负责人单位名称、姓名和下达任务的上级部门名称或上一级项目负责人的单位名称、姓名。836
7.4.4鉴定证书的责任者应录人主持鉴定的单位名称。7.4.5研究报告为团体责任者，录入完成单位名称或第一责任者姓名及单位名称。7.4.6研究报告署名为个人责任者时，录人个人姓名及单位名称。7.5任务来源wwW.bzxz.Net
可根据本课题的实际情况确定。科研课题的任务来源一般包括：HJ/T 78—2001
国家项目：国家攻关计划课题、国家自然科学基金课题、国家星火计划课题、科技发展费用课题a
b）地方科技项目：地方攻关计划课题、地方计划由地方政府部门下达的课题等；其他科技项目：企业委托课题、国际合作课题等。c）
7.6技术参数
技术参数是指科研课题（专题、分专题)的编号或代码、科研工作阶段或代码。7.6.1课题编号及代码
在任务下达时由任务下达单位规定的课题顺序号。课题代码:KT
例：科研课题编号为85-909-05-02；课题编号录人为KT85-909-05-02。7.6.2科研工作阶段及代码
科研阶段分为：1.研究准备阶段，2.研究试验阶段，3．总结鉴定验收阶段，4．成果奖励申报阶段，5．.推广应用阶段。
工作阶段代码：JD
例：研究准备阶段录入为JD1
总结鉴定验收阶段录人为JD3
7.7有关记载项
7.7.1录人科研课题获奖励的年度、类别及等级等，奖励类别及等级可用代码见表5。表5科学技术奖励代码
国家级科学技术奖
奖励名称
国家科学技术进步特等奖
国家科学技术进步一等奖
国家科学技术进步二等奖
国家科学技术进步三等奖
国家级其他奖励
省级科学技术奖励
省(部、委)科学技术进步一等奖省（部、委)科学技术进步二等奖省（部、委）科学技术进步三等奖省（部、委)科学技术进步四等奖国外各种奖励
7.7.2成果获得专利，可录人由专利机构正式授予的专利号及有关事项等。7.8说明
对科研课题有关问题需进一步说明的事宜。例：科研课题名称或负责人是否有变化；课题经费的预算、决算或下拨情况；课题终止原因等情况进837
HJ/T 78-2001
行说明。
7.9提要
对科研课题的研究经过及主要结果进行简介和评述，应力求反映主题内容。7.10文件题名
文件的题目，一般按原文录人。7.10.1一般性文件、合同书、科研成果鉴定证书、科研成果评审表等均按原文录人。7.10.2研究报告的题名能反映报告内容按原文录人；如不能反映内容，只标注“研究报告”的，应拟写题名，加“［”。
例：研究报告[水污染防治技术研究]］7.10.3作为研究课题的附件，但在案卷中是独立的研究报告，应拟写题名，加“［了\。例：附件二：研究报告[大气污染防治技术研究］8监测档案数据项
各数据项字节长度参照表6中规定的长度确定。表6环境保护监测档案数据项
8.1年度
数据项
分类号
专题类别
责任者
任务来源
技术参数
案题名
案卷形成的年度。
8.1.1环境质量报告书以编写的年度为录人年度。序
数据项
有关记载项
文件题名
例：1997年全国环境质量报告书为1998年编写，此案卷年度应为1998年。8.1.2环境监测快报以编写的年度为录人年度。例：1998年环境监测快报为1998年编写，此案卷年度应录人为1998年。8.2分类号
依照《中国档案分类法》和《中国档案分类法·环境保护档案分类表》对案卷进行分类。案卷级一般分到二级类目，文件级一一般分到三级类目。方法见7.1。8.3专题类别
分为：监测管理
监测技术监测专项研究
监测报告
8.3.1监测管理
环境监测管理过程中形成的文件材料。8.3.2监测技术
环境监测工作活动中形成的技术规范或技术规定。8.3.3监测专项研究
区别于一般科研课题的专项监测项目。例：长江三峡工程生态与环境监测专项研究、东亚酸雨网中国试点城市酸雨湿沉降研究。838
8.3.4监测报告
HJ/T 78--2001
环境质量报告书；环境监测快报、专报；环境质量季报、月报；环境空气质量日报、预报等。8.4责任者
见6.6。
8.4.1环境质量报告书的责任者为环保行政主管部门批准、环境监测站编制，属并列第一责任者。例：全国环境质量报告书，责任者是国家环保总局和中国环境监测总站。录入时，先录人国家环保总局，再录人中国环境监测总站，之间用“，”隔开。8.4.2单份文件有多个责任者时，除录人第责任者外，其他责任者最多录入两个，中间用\，隔开，被省略的责任者用“[等］\表示。多个责任者具有同一职责或身份又必须录人时，责任者之间以“，”相隔。例：监测验收项目，技术合向书责任者应录人甲乙双方单位名称，中间用“，隔开。8.5任务来源
分为：下达、分配、委托、专题、合作。下达国家级、省级下达的任务。分配———本单位指定任务。
委托本系统或不相隶属关系的同级单位之间委托承担的项目。专题——环境监测特定任务。
合作一一与其他单位合作承担的项目。8.6技术参数
技术参数项录人监测项目的编号。8.7案卷题名
环境监测文件内容及中心主题的概括。8.7.1环境质量报告书、重点流域水质分析报告、重点城市空气质量日报等按原文标题录人。例：1999年全国环境质量报告书8.7.2环境监测项目按项目名称录入。例：成都至绵阳高速公路环保设施竣工验收监测8.7.3根据环境监测业务内容，概括案卷题名。例：中国环境监测总站关于对西宁、济南等城市环境空气监测点位调整的复函。8.8地区
中国行政地区区划。依据《中华人民共和国行政区划代码》(表7)执行。中华人民共和国行政区划代码
北京市
天津市
河北省
山西省
内蒙古自治区
辽宁省
吉林省
黑龙江省
上海市
江苏省
数字码
110000
120000
130000
140000
150000
210000
220000
230000
310000
320000
字母码
浙江省
安徽省
福建省
江西省
山东省
河南省
湖北省
湖南省
广东省
广西壮族自治区
数字码
330000
340000
350000
360000
370000
410000
420000
430000
440000
450000
字母码
HJ/T 78--2001
海南省
重庆市
四川省
贵州省
云南省
西藏自治区
陕西省
8.9行业
数字码
460000
500000
510000
520000
530000
540000
610000
表7(续）
字母码
依据《国民经济行业分类与代码》（表8)执行。名
甘肃省
青海省
宁夏回族自治区
新疆维吾尔自治区
台湾省
香港特别行政区
表8国民经济行业分类与代码表
类别名称
农、林、牧、渔业
采掘业
制造业
电力、煤气及水的生产和供应业建筑业
地质勘查业、水利管理业
交通运输、仓储及邮电通信业
批发和零售贸易、餐饮业
有关记载项
数字码
620000
630000
640000
650000
710000
810000
类别名称
金融、保险业
房地产业
社会服务业
卫生、体育和社会福利业
字母码
教育、文化艺术及广播电影电视业科学研究和综合技术服务业
国家机关、政党机关和社会团体其他行业
环境监测研究项目出版物的国内标准书（刊）号（ISBN)、标准文件UDC编号等和有特殊意义的记载事项。
8.11说明
环境监测工作中需要进一步说明或解释的特殊情况。8.12提要
对环境监测任务或环境监测项目内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。8.13文件题名
文件的题目，一般按原文录入。没有题名或题名不能准确表达文件主题时，应拟写题名并加“「］”。9监理档案数据项
各数据项字节长度参照表9中规定的长度确定。840
小提示：此标准内容仅展示完整标准里的部分截取内容，若需要完整标准请到上方自行免费下载完整标准文档。