【HJ环境保护标准】 生态环境档案著录细则

中华人民共和国国家生态环境标准 HJ9-2022 生态环境档案著录细则 代替 HJ/T9-95 前言 为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，规范生态环境档案著录工作，制定本标准。本标准规定了生态环境档案的著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源及著录项目细则。本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9-95）的修订，本次修订主要内容包括：标准名称调整为《生态环境档案著录细则》；调整规范性引用文件、术语、著录项目与格式；修改著录标识；增加目录数据库内容。本标准自2022年3月15日起实施，由生态环境部发布。 1 适用范围 本标准规定了生态环境档案的著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源及著录项目细则。适用于各级生态环境管理部门及其所属单位的档案著录系统。 2 规范性引用文件 本标准引用以下文件：GB/T3860、GB/T7408、HJ/T7。凡未注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有修订）适用于本标准。 3 术语和定义 3.1 生态环境档案：在生态环境保护各项工作中直接形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，可用于建立生态环境档案的检索用文件。 3.2 著录：在编制档案检索工具时，按一定规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 3.3 著录项目（description item）：揭示档案内容和形式特征的记录事项。 3.4 条目（entry）：组成档案目录的单元，对档案内容和形式特征所作的记录，由著录项目组成，为著录结果。 3.5 著录格式（description format）：著录项目在条目中的排列顺序及表达方式。 3.6 档案目录（archives catalog）：按照一定次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报告的工具。 4 著录标识符号 a) = 并列题名； b) ：置于说明题名文字之前，用于分隔两个或以上责任者项、文件编号、主题词项等，也用于题名项、内容提要项中呈平行关系； c) + 用于正本与附件、件与附件、多种稿本之间的连接； d) ［］置于自拟著录内容两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务等； e) （）置于解释或补充内容的两端； f) 用于表示起始与终止时间； g) 其他必要标识符号按照本标准规定使用。 5 著录用文字 5.1 著录用汉字应当规范，人名、地名、图表名称按原文照实著录。 5.2 需加［］标识符号的内容应按标准要求标注。 5.3 密法辨识的文字应按原文照实著录，超出标准范围的文字按简化方式处理。 6 著录项目与著录格式 6.1 著录项目 6.1.1 题名与责任者项：包含档案题名及主要责任者信息，为条目的核心记录项目。