【HJ环境保护标准】 生态环境档案著录细则

中华人民共和国国家生态环境标准HJ9—2022
代替HJ/T9—95
vironm
生态环
egulationsfore
Description det iled re
本电子版为正
2022-03-09发布
圭文本
录细则
envirnmental archives
中生态环境部环境标准研究所审校排版。H
2022-03-15实施
态环境
适用范围
规范性引用文件
术语和定义…
著录标识符号..
著录用文字.
著录项目与著录格式.
月录数据库
著录信息源.
著录项目细则..
.........
.........
.............
......+....
HJ9—2022
HJ9—2022
为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，规范生态环境档案著录工作，制定本标准。本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。
本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9一95）的修订。本标准首次发布于1995年，本次为管次修订。本次修订的主要内容有：标准名称调整为《生态环培档案著录细则》；调整了规范性引用文件
术语定
号著来项目与格式等：
修改调整了著录标识么
增加了目录数据库机关内容
《环境保护档案著录细则》（HJ/T9-95）废）自本标准实施之日起，
小公屋
本标准由生态环境部
本标准主要起草单位
本标准生态环境部
022年
月恒日
本标准自2022年3
部解释
本标准由生态环域
月9日批准。
起实施。
1适用范围
生态环境档案著录细则
HJ9—2022
本标准规定了生态环境档案著录标兴符号、著录用文子著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。
本标准适用于各级生态环境庄管部门美其所属单位的档案著习
系统。
2规范性引用文件
本标准引用了下列了
凡是未注日期的引用文
GB/T3860
GB/T7408
3术语和定义
nviront
件或其
中的条
文献宇是
效据元租
中国播
新版本（包括所有的修已
标引规则
交换格式信息交换
分类法
下列术语和定义适于本标准。
生态环境档案
ecolgical
可用于建立生态环境档案的检索用文件，仅注日期的版本适用于本标准。适用干本标准
1期和时间表示法
在生态环境保护各项工作和活表中直接形成的，对国家、补会和单值具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记
著录description
在编制档案检索工具时，按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
description item
著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.4
组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。
著录格式descriptionformat
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式，1
HJ9—2022
档案目录archivescatalog
按照一定的次序编排而成的条目的汇集，是档案管理、检索和报道的工具4著录标识符号
著录标识符号规定如下：
a）=并列题名；
b）：置于说明题名文字之前：
用于分隔两个（含）以
上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、c）：
内容提要等项中呈平行关系的国语+用于正本与附件、
件与附价
多种稿本之间的连接；
［置于自拟著录内容两端：
说明内春的两端，如责任者所属机构名称、任者真实姓名、责任者职务、（）置于解释或补
中国责任者时代
用于不能确
用于承接上
的连接；
外国责
三的著录
始与终止的时间，以及
找要责
表示一个列
著录用文字
更用规范
5.1著录用汉字应当
人名、地名、图开
加“［】”标识符号。
法辨识的文字，超
化的简
立当按原文照实
著录项目中各种编
著录项目与著录格式
著录项目
题名与责任者项
案卷题名：
文件题名；
责任者：
机构名称：
文件编号。
稿本与文种项
稿本；
文种。
利用控制与保管期限项
密级；
保密期限；
字的用
疾文字
电子文档号、缩微号各层次之间三个“
”表示。
立当依其文字规则书写。
为其他形式的相应内容，并
采用可拉伯婴字。
公开属性；
控制标识：
保管期限。
6.1.4时间项
a）日期：
起止日期。
载体类型及形态项
载体类型；
总页数（页数）；
c）件数；
载体数量；
载体单位；
载体规格。
HJ9—2022
备注项
标准编号及有关记载项
提要项
排检与编号项
分类号：
档案馆 （室）
档号：
电子文档号：
缩微号：
主题词或关键
著录格式
案卷级目录著录格式与卷内文件级目录著生态环境档案的著录
录格式；以“件”为单位整理的，为归
目录数据库
7.1—般要求
7.1.1以“卷”为单位整理的档案，应一建立案卷级口录数据库、卷内文件级目录数据库：以“件”为单位整理的档案，应当建立归档文件目录数据库；7.1.2为满足生态环境档案管理需要，应当建立符合实际需求的结构化关系型机读目录数据库，且目录数据库应当具有可扩展性。
7.2数据库结构
案卷级目录数据库结构
案卷级目录数据库结构见表1。
HJ9—2022
著录项目
案卷题名
总页数
保管期限
起止日期
载体类型
载体单位
主题词或关键词
档案馆（室）代号
卷内文件级目录数据库结机
卷内文件级目录数扰
著录项
文件编
责任看
文件题
保密期限
公开属性
控制标识
保管期限
载体类型
载体数量
载体单位
载体规格
库结构
标准编号及有关记载
电子文档号
分类号
缩微号
主题词或关键词
表1案卷级目录数据库结构
字段名
7ICHGJC
DAGSDH
表2卷内文件级日
字段名
ZTCHGJC
字段类型
字符型
字符型
数值型
字符型
字符型
日期型
字符型
字符型此内容来自标准下载网
字符型
学符型
字待型
居库结钩
段类型
字符型
日期型
数值型
字符型
字符型
字等型
字符型
数值型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字段长度
受长度
约束性
约束性
7.2.3归档文件自录数据库结构
归档文件目录数据库结构见表3。序号
著录项目
文件编号
责任者
文件题名
机构名称
保密期限
公开属性
控制标识
保管期险
载体类
载体数
载体单
载体规
标准编号及有
电子文档
分类号
缩微号
关记载
主题词或关键词
档案馆（室）代号
8著录信息源
表3归档文件目录数据库结构
字段名
ZICHGJO
字段类型
字符型
字符型
字符型
手符型
日期星
字符型
字符型
字符型
手特型
字符型
字符型
字段长度
HJ9—2022
约束性
生态环境档案的著录信息源是被著录的生态坏境档案本身。著录信息源的确定依据如下：a)
案卷级著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。卷内文件级著录信息源主要依据档案材料的文头、文尾及文件正文等。归档文件著录信息源主要依据档案材料的内容及形式特征等。项目类生态环境档案的著录信息源主要依据项目的核心要素、内容及形式特征等，8.2
被著录档案本身信息不足时，可参考其他有关的档案资料5
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9著录项目细则
9.1题名与责任者项
案卷题名
以“卷”为单位整理的生态环境档案，案卷题名著录的一般结构为：责任者+“关于”+问题（内容）+“的”+文种。
示例：
生态环境部、XX有限公司关于审9.1.2文件题名
XX自环
影响报声书的请示、丧审意见、会议纪要、批复9.1.2.1一般著录单份文文置的题目名称。文件题名分为正题名、富题名、并列题名等，一般应当照原文著录。文件题名著丧的一般结示例：
口强环
生态环境部办公厅关于
的主要
9.1.2.2正题名是档案
原文著录。
实护档案安全
作的通知
一般指单份文件
预名，
于正题名的另一题名。
9.1.2.3副题名是解释或从属
案的金
录。正题名不能反映档
题时，
示例：
XXX同志在XX年全国生态环童
资系统
准脱贫攻坚战
9.1.2.4并列题名是以
第二种语言文字书写的
即为并列题名，应当著录
列题名，不予著录。
示例：
著录时应当
题目利案卷封万上的题目。正题名应当照上题名能够反央档案中
的主题时，副题名不必著
双质脂
名之后
手正是
在其之前用“：”号。
扛起脱宽攻坚政台责任协同打好污染防治和精正题名对照并利的题名
生态环境档案的外文题名
与正题名并列的汉语拼音不能视为并联合国开发署（UNDP）工作组关中臭氧层保护的考察报告DEVELOPMENTMISSIONTOINVSTIGATEZONELAYERPRO9.1.2.5对于题名中的说明题名文字一如在题号
当照原文著录，在其之前加“：”示例：
第二次全国污染源普查公报：时期资料为XXXX年度PR/89/029
TECTION
-REPORTOFAUNITEDNATIONS
ACHINA（CPR/89/029）
后对档案文件内容、范围、用途等的说明文字，应9.1.2.6无题名的单份文件材料依据其内容拟写题名，并加“「1”号。单份文件材料的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“「]”号。示例：
生态环境部令（第25号）[生态环境部关于修改部分部门规章的决定】9.1.2.7正题名有别名者，除著录正题名外，可将别名在备注项中注明。示例：
国务院关于印发《大气污染防治行动计划》的通知，在备注项注明：“大气十条”9.1.2.8对于著录文件材料正文之后的附加材料的，格式为“正文题名+附件题名”。正文之后附有多个附件材料的，应当逐一著录，用“+”连接。正文中包含有附件题名，而归档的文件材料实际没有附6
件原文的，应当在备注项中说明示例：
HJ9—2022
国家核安全局关于颁发XX有限公司民用核安全设备制造许可证的通知+民用核安全设备制造许可证9.1.3责任者
9.1.3.1应当著录对文件材料负有直接责任的团体或个人。三个及以下责任者，照原文著录：超过三个责任者，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”字表示；责任者之间用“；”号隔开。9.1.3.2机关团体责任者必须著录全称统一，不能使用省略或非规范简称国生态环境部”简称“生态环境产9.1.3.3个人责任者一般只著
机关团体责任者的名称在一个全宗内应当就范化通用尚称。
“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，“中华人民共和不得享
录姓客
中”“我部
心要时在姓名后著录职务，
加“）”号，如：XXX（XX省生
态环境厅厅长）。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件材料相应的职务。文件所署个均照原文
人责任者为别名、笔名时
人)。外国责任者应当著录国别
均加“()”号。
9.1.3.4未署责任者的文件，
证仍无结果时，著录为
实或完整的责任者附后
机构名称
著录，但应当将其真实姓附后，加“（）”号，如：鲁迅（周树文及的缩写
当著求根据其内谷、
文件的责任者有误
[]”号。
单位的
机构名称著录机关
门设机构
文件编号
件材料制发过程中国
文件编号是文华
科研试验报告
号、技术鉴定证书编号：
国别、姓氏原文及名的缩写
正考证出的责任者，并加“「]”号。经考整时，仍照原著录，但应当将考证出真规处、综合处等。
几关、团体或
的文件材料序号，如发文字
人编写
图号等，应当照原文著录。
件的统编号
著录文件编号应当齐全
号包括机关代字、年度、顺序号。文件材料上有多一文件编号时，一般只著录一个文件编号；9.1.5.3
“，”号隔开。
9.1.5.4图纸类材料，其图号可视为文性编号，予以著
项可省略。
9.2稿本与文种项
9.2.1稿本
需著录多个文件编号，中间用
但当图号作为档号的一部分时，文件编号稿本为生态环境文件材料的文稿、文本和版本的统称。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。9.2.2文种
文种应当著录文件种类的名称，依据实际情况著录为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、任务书、起诉书、判决书、备忘录、大事记等。
HJ9—2022
9.3利用控制与保管期限项
9.3.1密级
文件材料的保密程度等级，国家秘密分为“绝密”“机密”“秘密”三种，工作秘密照实著录。一般按文件材料形成时所定密级著录，对于已变更密级的，应当著录新的密级。没有密级或已解密的文件材料，此项不需著录。
9.3.2保密期限
文件材料标明保密期限的，如
个月”“2年”“10年”“20年”等，应当照实著录。没有标明保密期限的，此项不需著录。已变更密级的，9.3.3
公开属性
实新的保意期限著录。
公开属性应当著录信息源的会
审核意见。公开属性应照实著录。理由。
9.3.4控制标识
控制标识是对著录
明受控依据。
保管期限
按照文件材料归档
言息源白
时所定
期限分为“永久”“30
著录其相应的保管期限
9.4时间项
9.4.1一般要求
予公开的，宜在备注项中注明
识应实著录
保管其
受控的，宜在备注项中注
应当著录新的供管期限。文书档案的保管别的生
生态环境宿案，按照各自有关规定，公元见年的年、月、日三要素用，位阿拉日数字表示，第1～4位表示年，按照GB/T7408的规定，
社齐，应当省略年、月、日三字，在表示年、第5～6位表示月，第7~8位表示，木足位数用“0”
月、日的数字之间不应采用符号和隔。示例：
2020年6月5日著录为“20200605”9.4.2日期
9.4.2.1一般情况下，文书著录发文日期；决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章程等著录通过日期或发布日期：条约、合同、协议著录签署日期：技术评审证书、技术鉴定证书、转让产品证书著录通过日期：获奖证书、发明证书、专利证书著录颁发日期：科研试验报告著录制发日期；专著、论文著录发表日期；竣工图著录绘制日期；生态环境工程、设备的图纸著录设计日期；原始试验记录、生态环境监测数据、测定检验数据报告等著录记录日期：统计报表、计划著录编制日期9.4.2.2未标明形成日期的文件材料，应当根据其内容、形式、载体特征等考证出形成日期，并在备注项中说明“日期系考证”；或著录文件材料上的其他日期（如收文日期、审核日期、印发日期等），并在备注项中说明。
HJ9—2022
9.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考证无结果，且又无其他日期的，用“0”替代，示例1：
2018年5月×日，著录为“20180500”示例2：
××××年×月×日，著录为“00000000”9.4.2.4文件材料的形成日期记载有误的，应当著录正确的日期，并在备注项中说明“原日期记载有误”。
9.4.3起止日期
以“卷”为单位整理的档案，著接。
示例：
2019年1月5日至2019年
载体类型及形态项
载体类型
档案的载体类型
著录，其他载体类型应
月“+”连接
著录，并用
示例：
纸质+光盘
总页数（页数）
卷内文件材料最早形成的日期和最晚形成的日期，中间用“”连月15日
日录为“20190105-20191113
设分要统
胶片、胶卷、磁带
当生态环境档案
档案的
总页数应当著录整
件的实有
页数应当著录卷内单件文
9.5.3件数
著录每卷档案中的实有代数。P
载体数量
载体数量用阿拉伯数字记录。
载体单位
光益等。以纸质为载体的档案一般不予纸质载体，附
为其他载体时，应当同时
位患理的档来每件的页数。
著录档案物质形态的统计单位，如：“册”“盒”“盘”“米”等。9.5.6载体规格
著录档案载体的尺寸及型号等。一件档案有多种载体规格时，应当同时著录，并用“+”连接。示例1：
35mm（表示胶片长度）
示例2：
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