【化工行业标准(HG)】 机泵专业关于厂商协调会议的准备和编写会议纪要简要说明

20050732
机泵专业关于厂商协调会议的准备和编写会议纪要简要说明
HG/T20704.12-2000
主题内容与适用范围
本标准规定了机泵专业在组织召开厂商协调会议前本专业的准备工作及会议纪要的编制目的及编制要求。适用于设计管理工作。2概述
2.0.1设计经理在工程设计开工报告后一个月内，需要与采购部门商定进行厂商协调会议的机泵清单。在对制造厂（商报价进行技术评比并向采购部门提出评定意见和选择订货制造厂（商)的建议后，由设计部门与采购部门研究确定参加协调会议的制造厂（商）。2.0.2设计部门应该通过厂商协调会议，尽可能地争取得到制造厂（商）更多的详细技术数据和设计条件，以便使工程设计能够尽早开展工作。因此，询价工程师必须及早作好会议的准备工作。
2.0.3为保证会议达到预期的目的，询价工程师必须作好各项准备工作，首先应熟悉“厂商协调会议程序”、机泵的“厂商协调会议议题”等与会议有关的文件。2.0.4询价工程师至少应在会议召开前三周，将商定召开会议的通知和讨论有关机泵的详细议题提交设计经理转交采购部门发送给制造厂(商)。364
3会议的准备工作
3.1厂商协调会议的通知
下面是采购部门发给被选制造厂（商）的信件：×××（单位名称)公司/厂：
本公司邀请贵公司/厂于×年×月×日×午，×××（会议地点）出席商谈××××（机器名称)[询价号××××]有关问题的会议。3.1.1会议目的
1双方尽可能充分交换技术和商务方面的意见，以求达到对所有细节均有一个明确的意见，并为可能签订订货合同打下良好基础。2将设计部门的数据表补充完整，并明确规定供货范围，为签订订货合同奠定基础。3所有采购文件中的有关要求、规范和标准的细节，在会上应得到你方的完全认可，同时你方必须保证机器设备将据此进行制造和检验。4双方就必须进行的所有试验、检验项目、范围取得一致的意见。5对机组中有关各方的技术问题及所采用的技术数据等进行商讨和协调。6审查和修改你方提供的初步外形图、机组布置图、系统流程图和主要结构图，以保证该图符合订货要求，并明确标出你方的供货范围。同时，需经我方设计部门对初步图纸提出意见，以便于你方确定先期提供审查的图纸资料(ACF)。就你方应提供的图纸、数据单和文件的清单、份数及提交的日期达成协议。7
8建立通讯联络渠道。
决定全部商务细节。
3.1.2会议准备
为使会议顺利进行，并达到预期的目的，请你们于会前完成下列工作：1尽可能将我方设计部门的数据表补充完整；2请你们再检查一下与报价书一起提供的或在会议期间准备提供的上述资料和图纸，务必使在会议期间所用的数据和图纸反映最新要求。3初步图纸最好以二底图的形式提供，以便在会议期间将双方同意的一致意见直接加在二底图上,并将复印件分发给与会人员。4请准备好附在后面的详细议题的全部条款和问题清单的答复意见、数据和资料。本公司的意见为分别召开商务会议和技术会议，必要时再召开一次联合会议，希望你方至少派一名技术代表和一名商务代表出席会议，该代表应全权代表贵公司对有关技术及365
商务事宜作出决定。
会后将讨论的全部条款列入会议纪要，该纪要即作为订货合同的依据，亦作为订货合同的附件。
在会议开始之前，请作好一切必要的准备工作。此致
敬礼！
XX×X工程公司（公章）
×月×日
通讯地址：
电话号码：
电报挂号：
电传：
联系人：
内附详细议题：技术部分
商务部分
上述信件中提及的详细议题，其技术部分由设计部门提供，而商务部分则由采购部门提供，由询价工程师编写的详细议题(技术部分)附在信后。详细议题（技术部分）应该由询价工程师通过设计经理（设计总负责人）发送给采购部门。采购部门负责将完整的议程（技术和商务的)以文件形式发给制造厂（商），同时在发给厂（商)信中还应决定召开协调会议的日期，并请制造厂（商)确认。厂商协调会议的日期，与制造厂（商）最终商定以后，买方采购部门应立即通知设计部门的设计经理。www.bzxz.net
3.2编写机泵的详细议题
询价工程师可以根据工程项目设计的特点和具体要求，参照厂商协调会一议题的内容进行修改或补充。
3.3技术准备工作
一机泵详细
3.3.1检查制造厂（商）的报价技术文件，用以保证他们的报价是完全符合询价技术文件的要求。同时，还应准备一份有关制造厂（商）报价中存在的问题和要求澄清与修正内容的清单，该清单应附于会议通知后并提交给制造厂（商）。3.3.2与装置布置专业共同商量，提出初步的机组布置图，以保证通过会议协商后，在整366
体布置上得到一个满意的方案。3.3.3准备一份详细的供货范围划分和供货状态规定的技术文件。3.3.4准备一份对机器进行详细检验和试验项目的清单。对详细议题中有关条款的讨论作好准备。3.3.5
对制造厂(商)报价中存在的问题和修改内容的讨论作好准备。3.3.6
会议记录
参加厂商协调会会议的各方在会议中对对方提出的问题均应作出肯定的答复。会议期间，询价工程师应负责准确地记录好经双方商讨后所达成的一切协议的内容和条文，作为编写会议纪要的依据。
编写会议纪要
5.1编写目的
会议纪要是由设计部门和制造厂（商）按预先商定的详细议题经过认真的讨论后，将一致同意的技术细节用书面形式记录下来，作为制造厂(商)设计、制造、检验和试验以及交货状态的依据。
会议纪要亦应作为审查卖方的设计图纸和数据、进行中间检验和最终验收的依据。会议纪要应作为合同的附件，买卖双方均应共同遵守。发送范围
会议纪要仅发送给买卖双方有关部门，一般不发给其它单位。在设计部门内部，仅发送给有关专业。5.3编写方法
5.3.1根据某一类型机泵的详细议题，将讨论商定的意见，按议题的顺序逐项编写。5.3.2与其它专业有关的内容，如电气、仪表、检验和试验等，经过双方讨论同意的意见亦367
可用同样的方法编写会议纪要，作为合同的附件。5.3.3当双方还有一些遗留的问题时，可以专门列出一份有关遗留问题的清单，或在纪要中特别加以说明，并规定各方处理和答复问题的日期。作为会议纪要附件之一的数据表的有关内容，也应在会议上修订、补充完整。5.3.41
5.3.5若认为有必要对设备（询价、订货）请购单/技术规格书及其附件的内容进行局部修改时，亦应将修改内容写在会议纪要内。5.3.6会议纪要的签署
会议纪要由询价工程师在会议讨论结束前编写好，并由设计经理或设计经理与询价工程师一起代表设计部门与制造厂(商)的代表签署。5.3.7询价工程师最迟应在厂商协调会议以后的两周内，编制一份包括厂商协调会议纪要及与厂商商定的全部技术附件（数据表等）在内的设备（询价、订货）请购单/技术规格书，发送给采购部门作为签订订货合同的技术依据。368
小提示：此标准内容仅展示完整标准里的部分截取内容，若需要完整标准请到上方自行免费下载完整标准文档。