【其他行业标准】 防雷装置检测文件归档整理规范

中华人民共和国气象行业标准 QX/T319—2016 防雷装置检测文件归档整理规范 Specifications for filing and arranging documents of lightning protection system inspection 发布：2016-04-20 实施：2016-10-01 中国气象局 前言 本标准按照GB/T1.1—2009起草，由全国雷电灾害防御行业标准化技术委员会提出并归口。起草单位包括福建省气象局、浙江省气象局、湖南省气象局、天津市气象局、陕西省气象局、贵州省气象局、黑龙江省气象局、广东省气象局。主要起草人包括许金洪、曾金全、王颖波、李衣长、张烨方、蔡河章、余刚、张卫斌、刘凤姣、黄声锦、吴健、赵建伟、赵东、张沪生、任绍臣、彭黎明、袁湘玲。 1 范围 本标准规定了防雷装置检测文件归档的基本规定以及归档文件的形式、范围、质量和立卷要求，适用于防雷装置检测文件的归档整理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。注日期的引用文件，仅该日期版本适用；不注日期的引用文件，其最新版本（包括修改单）适用： - GB/T10609.3—2009 技术制图、复制图的折叠方法 - GB/T50328—2014(2019年版) 建设工程文件归档规范 - GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范 - DA/T22—2015 归档文件整理规则 - DA/T25 档案修裱技术规范 3 术语和定义 3.1 防雷装置检测文件(document of lightning protection system inspection) 在防雷装置检测过程中所涉及或形成的各种信息记录。 3.2 案卷(file) 由互有关联的若干文件组成的档案保管单元。 3.3 档号(archival code) 以字符形式赋予档案实体，用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 3.4 立卷(filing) 按照一定原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。 3.5 归档(putting into record) 文件形成部门或单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷，并按规定向档案室移交的过程。 4 基本规定 4.1 检测文件归档应遵循完整性、准确性、系统性原则。 4.2 检测归档文件的形成和积累应纳入相关人员职责范围。 4.3 检测归档文件收集应与检测工作同步进行，不得事后补编。 4.4 检测归档文件应至少保存2年。 5 归档文件的要求 5.1 归档形式与范围 5.1.1 检测文件可采用纸质或电子文件归档形式。 5.1.2 检测文件归档范围应符合附录A中表A.1的规定。 5.2 质量要求 5.2.1 纸质归档文件 5.2.1.1 纸质归档文件宜为原件。如为复印件，单页应在空白处加盖检测单位公章，完整文件复印件应在封面盖章并在装订侧面加骑缝章，由技术负责人签字确认。 5.2.1.2 书写材料应耐久性强，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机。 5.2.1.3 纸质归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5.2.1.4 文字材料宜为A4幅面(297mm×210mm)，工程图纸宜采用国家标准图幅。 5.2.1.5 纸张应具备长期保存的韧力和耐久性。 5.2.2 电子归档文件 5.2.2.1 电子文件应采用表1所列格式进行存储，不符合的应进行转换。有签字或印章的文件宜采用扫描件，扫描件图像分辨率应确保清晰、完整且可利用。