【地方标准】 食品检验检测机构样品管理规范

DB1304/T490-2024 食品检验检测机构样品管理规范
发布日期：2024-11-10
实施日期：2024-12-01

本文件的编写符合GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定。
本文件由邯郸市市场监督管理局提出并归口。本文件起草单位：邯郸市食品药品检验中心、邯郸市市场监督管理局。本文件主要起草人：郭迎霞、李蕊、黄跃伟、任向东、郝彦伟、毕紫波、李敏。

1 范围
本文件规定了食品检验检测机构样品的接收、标识、流转、储存、使用、处置。本文件适用于食品检验检测机构样品的管理工作。

2 指南性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T27025 检测和校准实验室能力的通用要求
国家市场监督管理总局2023年第21号公告《检验检测机构资质认定评审准则》

3 术语和定义
GB/T27025界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 检验检测机构
依法成立，依据相关标准或者技术指南，利用仪器设备、环境设施等技术条件和专业技能，对产品或者法律法规规定的特定对象进行检验检测的专业技术组织。
3.2 样品
检验检测机构用于检验的，取自某一整体的一个或多个部分，旨在提供该整体的相关信息，并作为判断该整体的基础。通常包含检验样品、保留样品和备份样品。
3.3 检验样品
由实验室按照规定方法制备的，用于试验的样品。
3.4 保留样品
在实验室内制取样品的同时分装制备的可代表样品原始特性的样品，用于复试。
3.5 备份样品
与检验样品同质的样品，用于备查、复查、复检或仲裁复议。

4 一般要求
4.1 检验检测机构应建立样品管理的程序，包括样品的接收、标识、流转、储存、使用、处置过程予以控制和记录，保护样品在检验检测机构整个期间的完整性，并为客户保密。
4.2 检验检测机构应有样品的标识系统，并在检验整个期间保留该标识，标识系统应确保样品标识的唯一性，在实物上、记录或文件中不被混淆。
4.3 检验检测机构应对样品管理人员进行培训、监督、授权，并保存相关记录。
4.4 检验检测机构应依据检验检测标准或者技术指南配备满足检验检测样品管理的设施或设备。同时配置消防安全设备设施，并定期检查。
4.5 样品接收、标识、流转、储存、使用、处置的相关记录保存6年。

5 接收、标识
5.1 接收
5.1.1 食品检验检测机构应设置相对独立的样品接收区域，合理分区，避免交叉污染和相互干扰。
5.1.2 接收样品应查验、记录样品外观、状态、封条有无破损以及其他可能对检验结论产生影响的情况，并核对样品信息与委托检验协议或抽样文书信息的符合性。不符合样品接收和检测要求的，检验检测机构应拒绝收样，并书面告知原因。
5.1.3 样品接收确认信息应包括但不限于：
a) 样品信息包括样品名称、数量、状态、商标、规格型号、等级、净含量、生产日期、保质期等；
b) 样品标签应清晰完整；
c) 样品包装应完好无破损；
d) 样品数量应满足检验项目和备份要求；
e) 委托检验协议或抽样单信息与样品信息一致；
f) 其他需要说明的情况。
5.1.4 检验检测机构样品接收人员对以下情况应拒绝收样，并做好记录：
a) 样品包装有明显的破损；
b) 样品封条有明显的破损；
c) 样品本身有明显的破损或缺陷；
d) 样品标签缺失或不清；
e) 样品超过保质期；
f) 样品数量不能满足检验检测需要；
g) 样品信息与文书（委托检验协议或抽样单）信息不一致；
h) 委托检验协议或抽样文书缺失；
i) 样品盛装容器不符合要求；
j) 样品运输、保存条件不当；
k) 存在已知的抽样错误。
注：特殊要求需双方协商一致后，在委托检验协议中注明。

5.2 标识
5.2.1 接收的样品应在样品登记表、计算机系统或其他类似的系统中登记样品信息，给出样品唯一性标识，标识应清晰。
5.2.2 标识应粘贴或捆绑在样品或其外包装上的显著位置，多个独立包装组成的样品，应在每个独立包装上分别粘贴或捆绑标识。
5.2.3 标识粘贴应牢固，特别是冷藏冷冻类样品可采用防水标识或对标识做防水处理。

6 流转
6.1 样品流转时，应确认样品包装完整性，核对样品信息，检查样品数量、状态标识等情况，做好样品流转记录。记录内容包括但不限于：
a) 样品名称；
b) 样品编号；
c) 样品状态；
d) 样品规格型号；
e) 保存条件；
f) 流转时间；
g) 流转涉及的部门（单位）、人员签名盖章。
6.2 样品流转时的运输条件应符合相关要求，确保样品的稳定性和完整性。
6.3 样品在流转过程中应按照样品的检验检测状态分类存放，并在样品标识上注明“待检”、“在检”、“检毕”或“备份”，备份样品放入储存库。

7 储存
7.1 样品应按标签说明中的储存条件储存，储存期限应符合法律、法规及客户的要求。
7.2 样品储存场所环境条件（温度、湿度、光照、通风等）应符合样品储存的要求。
7.3 样品储存环境监控设备应定期检定、校准，并做好环境监控记录。

8 使用
8.1 样品制备
样品制备应按相应的标准、方法和技术指南进行，制样设备应与样品检验项目相适用，填写制样记录。
8.2 样品发放