【地方标准】 特种设备技术档案管理规范

特种设备技术档案管理规范 本标准规定了特种设备技术档案管理的术语和定义、基本要求、纸质档案管理要求、电子档案管理要求及评价与改进。适用于从事特种设备生产、设计、制造、安装、改造、修理、经营、使用、检验、检测等活动的单位。 1 范围 本标准适用于特种设备技术档案的管理，包括档案的收集、整理、立卷、保管、利用等内容，涉及纸质档案和电子档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T6 档案装具 DA/T12 档案整理技术规范 DA/T18 档案管理规范 DA/T22 档案分类与编码规范 DA/T25 档案保存技术规范 3 术语和定义 本标准所涉及的术语和定义适用于特种设备技术档案的管理。 3.1 档案管理（Archives Management） 指对特种设备技术档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行系统管理的过程。 4 基本要求 4.1 档案管理单位应对特种设备技术资料进行完整的收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交工作，建立相应的管理制度，确保档案的真实性、完整性、安全性和有效性。 4.2 档案管理单位应承担档案信息的保密责任。 4.3 档案同时存在纸质和电子两种载体形式时，应确保内容、相关说明及描述上的一致性。如有不一致，纸质档案记载的信息应为准。 4.4 档案管理单位应按照DA/T12标准建立全宗卷，并将所有档案材料归入全宗卷，以反映档案管理的历史情况。 4.5 档案管理单位应实施统一领导和分级管理，设置专职部门负责档案工作的规划与领导，设立独立的档案管理区。 4.6 档案管理区应按照档案的保管期限、类别及年度划分区域，并按照统一规则进行档案的定位。 4.7 档案管理区应配备防护设备和管理措施，以保障档案的完整性和安全性。 4.8 档案管理单位应配备专职或兼职的档案管理人员，负责档案的各项管理工作。 5 纸质档案管理要求 5.1 档案资料收集 档案资料的收集范围参见附录A。资料收集内容应真实、准确。 5.2 档案整理 5.2.1 资料整理 技术资料应按照特种设备的类别、所从事活动的类别进行整理，整理规则应符合DA/T22的相关规定。 5.2.2 档案分类 档案管理单位应根据设备类别和所从事活动的类别，对档案进行层级分类，并制定统一的档案编码规则，档案的分类及编码规则参见附录B。 5.3 档案立卷 5.3.1 组卷 整理完毕的技术资料应及时组卷。组卷可按月、季度或年度进行，但不得跨年。技术资料的形成时间应以办结日期为准。 5.3.2 编号 档案应根据附录B中规定的编码规则进行编号。 5.3.3 编目 档案应按特种设备的类别和从事活动的类别进行编目，按不同的保管期限进行分类管理。 附录A（规范性附录）档案资料归档基本内容及保管期限 附录B（规范性附录）档案编码规则 附录C（资料性附录）档案工作用表样式