【国家标准(GB)】 照片档案管理规范

中华人民共和国国家标准
照片档案管理规范
The specification of photographicarchives management
GB/T11821-89
为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。1主题内容和适用范围
本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。2引用标准
GB3792.5档案著录规则
GB9705文书档案案卷格式
JGJ25档案馆建筑设计规范
3名词术语
3.1照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1带规照片档案
用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页
固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。3.3大照片
凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。3.4大底片
凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。4照片档案的收藏
4.1收藏范围
4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。国家技术监督局1989-10-25批准1990-07-01实施免费标准bzxz.net
GB/T11821---89
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。4.1.7其他具有保存价值的照片档案。4.2收集时间
4.2.1归档时间
照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案起归档。
4.2.2档案馆接收时间
4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。4.2.3档案馆（室）应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。4.3收集要求
4.3.1底片、照片、说明齐全。
4.3.2底片与照片的影像相符。
5照片档案的整理
应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明同整理和存放。5.1底片整理方法
5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。5.1.2底片的编号
5.1.2.1在全宗内编流水号。格式如下：全宗号-底片号
例：13-535
5.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。5.1.3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷简纸芯土，外面用衬纸包装并注明底片号。5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。5.2说明的编写方法和要求
5.2.1符号说明的项目有：
照片号、底片号和参见号。
5.2.1.1照片号：案卷内照片的顺序号。5.2.1.2底片号：按5.1.2条要求赋予的编号。5.2.1.3参见号：与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。格式如下：(类别)档号：(类别)档号
例：（文书档案）13-2-58；
（科技档案)G-J-28
5.2.2文字说明的成分和编写要求5.2.2.1文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。事由：照片影像所反映事件，事物的情由；a.
b．时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；c.
人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；156
GB/T11821—89
e.背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景：f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。5.2.2.2文字说明的编写要求
a.综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息b．文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；c．用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“”表示。例：1953年3月22日写作1953.3.22.5.2.3总说明和分说明
5.2.3.1-一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若于张)联系密切的照片应加总说明。5.2.3.2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。5.2.4说明的格式
5.2.4.1说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。说明应分段书写，格式如下：
照片号/底片号
文字说明
参见号
拍摄时间
摄影者
5.2.4.3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一-张照片的上方书写。
5.2.4.4大照片的说明可另纸书写，一同保存。5.2.4.5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。5.3照片的整理方法
5.3.1照片的分类一般应在全宗内按年代-间题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。5.3.2根据分类情况，将照片与说明--起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm。
5.3.3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。5.3.4照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。5.3.5案卷内的芯页以三十页左右为宜。5.3.6卷内目录：
以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录（见图1）。照片号：参见5.2.1.1；
照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不b.
应超过50字；
参见号：参见5.2.1.3。
卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后页。5.3.7
5.3.8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。5.3.9按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。5.3.10大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”，“反转片”。
5.4编目
5.4.1案卷目录格式见图2(规格参见《机关档案工作业务建设规范》3.4条）。5.4.2案卷目录备考表可采用GB9705中的297mm.X210mm规格的案卷目录备考表。5.4.3照片档案著录
依照GB3792.5进行。
5.5照片的整理要求
5.5.1照片要组成案卷（保管单位）。GB/T11821-89
5.5.2案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。5.5.3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。5.5.4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。5.5.5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。5.5.6有完整的、符合标准格式的案卷目录。6保管
6.1保管条件
6.1.1保存底片的适宜温湿度为：温度13~15C，相对湿度35%～45%。6.1.2保存照片的适宜温湿度为：温度14~24℃，相对湿度40%～60%。6.1.3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。6.2底片应立放
6.3保管装具
6.3.1底片袋
用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。6.3.2底片册
由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。6.3.3底片盒
95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。6.3.4卷筒纸芯
用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为Φ76.4十20mm，壁厚2~3mm。6.4保管要求
6.4.1照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。a.
黑白底片入库前要进行水洗处理；照片水洗后要上光；
对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，6.4.2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。6.4.3库房内昼夜温度变化不应大于士3℃，湿度变化不能大于土5%。6.4.4对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。458
Z=S×St
照片/底片号
GB/T1182189
照片档案卷内目录
单位：mm
案室编
附加说明：
档案馆编
GB/T11821-89
案卷自
本标准由档案工作标准化领导小组提出。本标准由《照片档案管理规范》课题组起草。本标准委托国家档案局负责解释。460
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