【航天工业行业标准(QJ)】 研究试验文使用与归档管理规定

1范围
中国航天工业总公司航关工业行业标准研究试验文件使用与归档管理规定1.1主题内容
QJ1090A-98
代替QJ1090-86
本标准规定了研究试验文件（以下简称研试文件）归档前的管理、归档和归档后的管理要求。
1.2适用范围
本标准适用于航天产品研制、生产、科学技术研究中形成的研究试验文件的管理。引用文件
QJ1092A-98
科技档案管理表格
QJ1167.2-98
研究试验文件管理制度
QJ1167.3-98石
研究试验文件管理制度
QJ1167.4-98
研究试验文件管理制度
QJ1167.5-98
研究试验文件管理制度
研究试验文件管理制度
QJ1167.6-98
研究试验文件管理制度
QJ1167.7-98
QJ2010-90
QJ2839-96
研究试验文件的编号规定
研究试验文件的格式及填写要求研究试验文件的完整性
研究试验文件的编写规定
研究试验文件的签署规定
研究试验文件的更改规定
卫星、运载火箭技术文件归档规定机读文件和机读档案管理规定
《中国航天工业总公司科技档案工作管理规定》公司
《航天档案工作基本情况统计年报制度》档案馆
3定义
3.1案卷
1995年1月5日
1992年1月30日
由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。4一般要求
中国航天工业总公司1998-02-06批准中国航天工业总
航空航天工业部航天
1999-10-01实施
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4.1研试文件应按照集中统一、分级管理、确保安全和便于利用的原则进行管理。4.2研试文件的管理包括归档前的管理和归档后的管理。归档前一般由形成部门管理，其中需要承办处理进人流通（以下简称进人流通）的文件由档案部门管理；归档后的研试文件统一由档案部门管理。
4.3科技管理部门在下达科研项目计划的同时，应向课题（项目）组提出建档要求，由课题（项目）组负责人负责建档工作。档案部门应对建档工作进行监督检查和指导。4.4课题（项目）组成员要按科研计划和科研工作程序的要求形成研试文件，并按照QJ1167.3、QJ1167.5、QJ1167.6的要求编写和签署。4.5计算机形成的电子文件（计算机软盘、光盘）应与纸质文件同时归档，并保持内容的一致。
5详细要求
5.1研试文件归档前的管理
课题（项目）组形成的文件，可以由课题（项目）组自行管理，亦可交档案室统一管理，但需要进人流通的研试文件必须统一交档案部门管理。5.1.1在课题（项目）组的管理
5.1.1.1课题（项目）组应建立研试文件积累袋，由兼职档案员或课题（项目）负责人集中保管。
5.1.1.2每个课题（项目）的所有研试文件均应按其形成的顺序依次登记在“文件积累登记表”（见QJ1092A格式21）上，并定期检查。5.1.1.3在课题（项目）组的研试文件，原则上只限于本组人员使用。使用时，应办理登记手续。
5.1.1.4兼职档案员或课题负责人工作变动时，应做好研试文件的清理移交工作。5.1.1.5大型试验现场形成的研试文件应指定专人负责积累，待试验结束后同原项目文件一并整理保存。
5.1.2进入流通研试文件的管理
进人流通的研试文件统一由档案部门管理。同时应按照QJ1167.2的规定给每份文件编号。
5.1.2.1接收
接收研试文件应检查如下内容：研试文件的编写格式符合QJ1167.3的规定；a.
研试文件的签署应符合QJ1167.6的规定；c。书写工整，字迹清晰，纸质优良。5.1.2.2登记
以单份研试文件为单元，按分类或形成时间顺序登记在“科技档案登记”（见QJ1092A格式6）或“科技档案检索管理卡”（见QJ1092A格式5）上。5.1.2.3分发承办
5.1.2.3.1按科技管理部门提出的分发承办要求分送有关部门或单位。原稿一律留档案10
部门。
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5.1.2.3.2分发研试文件应建立分发登记，办理签字手续；向外发送时应填写“文件发送单”（见QJ1092A格式9）。
5.1.2.3.3凡与型号产品、科研课题项目有直接关系的外来技术文件，均应由档案部门接收、登记，向有关部门提供使用。5.1.2.4更改
5.1.2.4.1研试文件的更改应按QJ1167.7第5章的规定。5.1.2.4.2档案人员应根据更改单的要求及时更换被更改的文件或页次，并在已作废的文件或页次上加盖“作废”标志。5.1.2.4.3更改后如有页数等变动，应在研试文件封面及帐卡上作相应的修改。5.1.2.5保管
研试文件应按分类或形成时间顺序保管存放。5.2研试文件的归档
5.2.1归档范围
研试文件的归档范围按QJ1167.4第5章规定。5.2.2归档要求
5.2.2.1归档的研试文件应完整、准确、系统，能全面反映研制工作的过程和结果。5.2.2.2归档研试文件的编写、格式及签署应符合QJ1167.3、QJ1167.5、QJ1167.6的规定，字迹清晰，便于长期保存。5.2.2.3每份研试文件应由编写人标引主题词，其中技术报告，应同时编写内容摘要。5.2.2.4归档时，由课题（项目）负责人将有保存价值的研试文件进行系统整理（包括在课题组积累和在档案部门保管的文件），确定密级和保管期限。5.2.2.5归档的研试文件应按课题（项目）编写“归档说明”（见QJ1092A格式20），编写要求如下：
a由课题（项目）组负责人编写“归档说明”，说明：任务来源和主要技术指标；任务完成情况；归档研试文件的完整情况及其他需要说明的问题；b。由主管领导（或主任设计师）和科技管理部门对归档文件的完整性、准确性及使用价值进行审查，并签署意见；c．文字应力求简练、确切，字迹清晰，篇幅不够可插页。5.2.2.6课题（项目）鉴定验收和归档时，应由档案部门协同有关部门对技术文件的完整、准确、系统和案卷质量进行检查，在“鉴定证书”上签署审查意见或编写“归档文件审查报告”（见QJ1092A格式22）。5.2.2.7机读研试文件除归档纸质文件外，还应同时归档电子文件（计算机软盘、光盘），电子文件归档要求按QJ2839第7章的规定。5.2.3归档时间
航天产品及研制周期长的预研课题（项目），按研制阶段归档，其他项目视任务性质和研制周期长短，可按阶段归档或任务完成后一次归档。阶段的划分及要求按QI2010第5章的规定。并应在研制阶段结束或任务完成后三至六个月内完成归档。11
5.2.4归档手续
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研试文件归档时，由课题（项目）负责人填写“移交清单”（见QJ1092A格式15）或采用“文件积累登记表”（见QJ1092A格式21）向档案部门移交归档，档案部门检查合格后，办理交接手续。
5.3归档研试文件的管理
5.3.1归档研试文件的整理
5.3.1.1组卷
5.3.1.1.1研试文件应按课题（项目）组卷（研制周期长的应按阶段组卷），文件较多的，可分组若干卷，按依据性文件、成果性文件和过程性文件分别组卷；文件少的课题（项目）可组一卷。
5.3.1.1.2研试文件也可同设计文件、工艺文件一起按课题（项目）组成一卷或若干卷。5.3.1.1.3卷内文件应按形成时间顺序或按重要程度排列，“归档说明”应置于卷内首份。5.3.1.1.4每个案卷应填写“卷内目录”（见QJ1092A格式10），置于卷首。5.3.1.1.4.1目录栏目的填写
序号：按卷内文件排列顺序填写，每份文件编一个顺序号（原稿与正件为同一个序号），不同案卷应分别编顺序号；
代号：文件形成时的编号，填写研试文件编号；题名：即文件标题；
密级：文件的保密等级，分别为内部、秘密、机密、绝密；页数：文件的页数，如有原稿和正件，应为正件页数，原稿页数注于备注栏内；编制单位：研试文件编写者的单位；责任者：研试文件的编写者，填写第一责任者；保管期限：该文件的保管期限，分别为短期、长期、永久；备注：需要说明的事项，如文件类型等。5.3.1.1.4.2目录表头及表底的填写项目代号：填写型号代号，非型号的可不填；子项代号：填写产品代号或课题代号；档号：即保管号，填写该案卷的编号；共卷第卷：同一项目组成若干卷时，填写总卷数和卷次号；案卷题名：该案卷的名称，由组卷人拟写，应能简明、准确地反映卷内文件的内容，一般应包括子项代号、名称和文件名称；共页第页：填写该卷目录总页数和页次号。5.3.1.1.5案卷封面及脊背的填写5.3.1.1.5.1填写案卷“封面标签”（见QJ1092A格式17)。案卷封面填写齐全，要求字迹清楚，填写项目说明同卷内目录。其中：阶段标记：填写该卷研试文件所属的阶段标记；件数：填写该卷文件的总件数（正件与手稿应视同一件）；密级：填写该卷的最高密级。
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5.3.1.1.5.2填写“卷脊标签”（见QJ1092A格式19）。按要求逐项填写，项目说明同“封面标签”，其中类别可填写本单位规定的按系统或专业划分的类号或类别名称。
5.3.1.1.6填写“卷内备考表”（见QJ1092A格式18）。“卷内备考表”中的“说明”由组卷人填写，应填写本卷总件数、照片数及需要说明的问题，如无问题，可空项，但应签署组卷人姓名及日期。表中：“变动说明”是对文件在使用过程中出现的移交、销毁或丢失等情况所做的说明，由档案员填写。5.3.1.1.7课题（项目）负责人负责本课题（项目）研试文件的整理和初步组卷；档案人员负责最后整理组卷，填写“卷内目录”、案卷“封面标签”、“卷脊标签”和“卷内备考表”。
5.3.1.2编档号
归档的研试文件应按本单位的档案分类编号方案给每个案卷编制卷号，卷内每份文件编写卷内顺序号。每份文件的档号由案卷号和卷内文件顺序号组成。卷号的编制要求，每个档案室（馆）应是唯一的，不得出现重号。5.3.1.3登记
5.3.1.3.1按型号或按专业建立档案登记，可分别采用“科技档案登记”（见QJ1092A格式6）或“科技档案检索管理卡”（见QJ1092A格式5）。5.3.1.3.2以案卷或以单份研试文件为登记单元。以案卷为登记单元的应在备注栏中标明总件数。登记单元在一个档案室内应保持一致。5.3.2保管
5.3.2.1研试文件可以单独保管或与同项目的设计文件、工艺文件一起保管。按档号顺序排列存放。
5.3.2.2绝密应专柜专人保管。
5.3.2.3档案人员应做好库存研试文件的维护与修复工作。5.3.2.4补充归档的研试文件一般应与原归档课题（项目）的文件一起保存。5.3.2.5保管档案的库房应与办公室、阅览室分开，档案库房内必须保持适宜的温湿度，并应有防火、防盗、防潮、防光、防有害生物和应急等安全措施。5.3.2.6定期检查研试文件的保管情况，发现问题应及时报告上级，并采取必要的补救措施。
5.3.3利用
5.3.3.1档案部门应根据需要编制各种检索工具。必须编制的目录为：型号总目录、分类目录、专题目录、获奖成果目录；视需要情况可编制：作者目录、获奖成果汇编、文摘汇编、数据汇编等。
5.3.3.2档案部门应根据上级的规定，结合本单位的具体情况制订档案借阅制度。5.3.3.3借阅档案应建立登记，并办理签字手续，可选用QJ1092A格式12。5.3.3.4借阅档案的审批权限，按《中国航天工业总公司科技档案工作管理规定》第二十二条的规定办。属于限定使用范围的，应按规定控制使用。5.3.3.5有协作关系的外单位人员使用档案按协议书规定办理。13免费标准bzxz.net
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5.3.3.6档案利用中涉及科技成果转让时，按有关科技成果转让规定办理。5.3.3.7档案部门应建立档案利用效果登记，可选用\档案利用效果登记表”（见QJ1092A格式13），并定期进行汇总分析。5.3.4研试文件的统计
5.3.4.1档案部门应对研试文件的库存、流通和利用情况进行统计，建立日常统计制度。5.3.4.2按《航天档案工作基本情况统计年报制度》的要求建立年度综合统计报表制度。附加说明：
本标准由中国航天工业总公司七O八所提出。本标准由中国航天工业总公司档案馆负责起草。本标准主要起草人：谭丽英、吴京。本标准主要审查人：刘奎、尤启元、沈莹、刘德钜、黄玉辉、陈国华、陈有皋、许湘君、崔可瑛、杜栓英、邢一红、赵莲英、魏永刚、罗。14
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