【地方标准】 食品检验检测机构备份样品管理规范

DB1303/T393—2025
食品检验检测机构备份样品管理规范
发布日期：2025-05-12
实施日期：2025-06-12
秦皇岛市市场监督管理局

前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由秦皇岛市市场监督管理局提出并归口。本文件起草单位：秦皇岛市食品药品检验中心、河北省药品职业化检查员总队（北片区）、秦皇岛市抚宁区质量技术检验检测所、中粮长城华夏酒庄秦皇岛有限公司。本文件主要起草人：梁艳丽、侯斌、王开元、韩笑、孙雅君、赵春杰、朱光华。

1 范围
本文件提供了食品检验检测机构备份样品基本要求及采样、确认、保存、调取、退回、处置的指导。本文件适用于食品检验检测机构备份样品的管理。

2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 32146.3 检验检测实验室设计与建设技术要求 第3部分：食品实验室
GB/T 24616 冷藏、冷冻食品物流包装、标志、运输和储存
GB/T 27025 检测和校准实验室能力的通用要求
NY/T 3304 农产品检测样品管理技术规范

3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1 食品检验检测机构 Food inspection and testing institutions：以食品、食品添加剂及食品相关产品为检测对象的检验检测机构。
3.2 备份样品 Backup sample：按照抽样计划得到的，与检验样品同时抽取或制备，在有争议时可被有关方面接受用作试样的样品。

4 基本要求
4.1 应当按照相关标准、技术规范进行备份样品采样、接收、保存、调取、退回、处置等，并保存相关记录。
4.2 应确保备份样品与检验样品的一致性。
4.3 应确保备份样品的真实性、代表性及信息的完整性。
4.4 抽取数量应满足备查、复查、复检或仲裁复议的需要量。
4.5 应指定专人（备样管理员）负责备份样品管理工作。
4.6 检验检测机构应制定本机构备份样品处置工作制度，定期对拟处置备份样品开展评估，并遵循防止浪费、节约资源、安全环保的原则进行处置。

5 采样
5.1 样品的采集应符合GB/T 27025的相关要求。
5.2 检测样品与备份样品分别封存。
5.3 对有特殊贮存和运输要求的样品，抽样人员应当采取相应措施，保证样品贮存、运输过程符合国家相关规定和包装标示的要求。

6 确认
接收备份样品应确认备份样品与检验样品的一致性，必要时进行对比记录，表明无显著差异，还应确认以下信息：
a) 样品名称；
b) 型号；
c) 批次；
d) 规格；
e) 样品的数量（重量）；
f) 样品状态；
g) 邮寄样品还应对递送包装进行查验。

7 保存
7.1 设施设备
7.1.1 储存设备：备样室应单独设置，有充分空间放置设备和备份样品。
7.1.2 备样室应清洁、整齐、干燥、通风良好、有防虫、防鼠和防潮措施、避免阳光直射，避开散发粉尘、烟气和腐蚀性气体的污染。必要时采取防盗措施，防止备份样品丢失。
7.1.3 备样室应配置充足有效的消防安全设备设施。
7.1.4 备样室应按照样品保存要求配备相应的储存设备，并配置温湿度监控仪器进行实时监控，并定期对监控仪器校准。
7.2 保管
7.2.1 备份样品进入备样室应及时登记。
7.2.2 备样室应严格管理，非相关人员未经允许不得进入。
7.2.3 备份样品应按照相关要求合理、分区存放，分发时应对备份样品信息，核查数量、状态、包装密封等情况，确认是否符合检测要求，做好标识。
7.2.4 定期对备份样品进行核查评估。
7.2.5 备份样品的保存期限有相关法律法规要求的从其规定；无相关法律法规要求的，应至少保存至出具检验报告后的仲裁期结束或产品规定保质期。

8 调取
8.1 客户对检验检测结果有异议，在规定时间内向相关管理部门提出复检申请的，初检机构应当自复检机构确定后3个工作日内，将备份样品移交至复检机构。因客观原因不能按时移交的，经受理复检的相关管理部门同意，可以延长3个工作日。
8.2 调用备份样品时，由使用人提出书面申请并经过单位负责人或质量负责人同意后方可调用。
8.3 初检机构应保证复检备份样品完好，并保证运输过程符合相关标准或样品标示的贮存条件和备份样品的运输安全。复检机构接到备份样品后，应当通过拍照或者录像等方式对备份样品外包装、封条等完整性进行确认，并做好样品接收记录，如发现异常情况应及时报告委托复检任务的相关管理部门。

9 退回
9.1 客户对备份样品有退样要求的，列出退样清单，提前15个工作日通知委托方办理退样手续。
9.2 退样时需记录退回样品信息以及退样时间，由委托方签字后存档。

10 处置
10.1 检验结论合格的备份样品
10.1.1 备份样品剩余保质期符合相关要求且保存状态良好，在保证安全的前提下可按照有关规定将合格备份样品捐赠给有关社会组织、福利机构、救助机构等组织。
10.1.2 具有科学研究利用价值的合格备份样品，可供有关机构或科研单位作为科学研究使用。
10.1.3 合格备份样品在保质期内且价值较高，在保证安全的前提下可按照有关规定进行拍卖。
10.1.4 不宜采用捐赠、拍卖、科学研究等处置方式的合格备份样品，应当按照有关规定销毁。
10.2 检验结论不合格的备份样品
10.2.1 备份样品需采取无害化销毁方式进行处置，应保证处置过程及处置结果安全，制作影像资料并做好销毁记录。影像资料和销毁记录至少保存6个月。
10.2.2 备份样品保存期满或超过保质期，应以安全、环保、不造成实验室二次污染为前提进行处置，并做好相关记录。
10.2.3 具有危害性且无法自行完成处置的样品，应交由专业处理机构处置，并保留处置记录。