【地方标准】 奶牛场档案管理规范

DB37/T2724—2015
奶牛场档案管理规范
Dairy farm archives management specification
发布日期：2015-12-14
实施日期：2016-01-14

前言
本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。本标准由山东省畜牧兽医局提出，由山东省畜牧业标准化技术委员会归口。
本标准起草单位：青岛市畜牧兽医研究所、山东省畜牧总站、山东省农业科学院奶牛研究中心、山东省畜牧兽医信息中心、莱西市奶牛良种繁育推广中心。
本标准主要起草人：戈新、周开锋、侯明海、张思聪、李守远、王玉梅、王建华、崔超、胡昌军、张宝珣、李培培、杨景晃。

1 范围
本标准规定了奶牛场档案管理的术语和定义、档案建立、档案保存和档案利用。本标准适用于奶牛场档案管理，其他奶牛养殖户也可参考使用。

2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 3157 中国荷斯坦牛
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
NY/T 1450 中国荷斯坦牛生产性能测定技术规范
《畜禽标识和养殖档案管理办法》（农业部令第67号）
《会计档案管理办法》［财会字(1998)32号］
《中国荷斯坦牛体型线性鉴定规程》（中国奶业协会）

3 术语和定义
GB/T 3157界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 奶牛场：采用现代奶牛饲养技术与设施设备，生产生鲜乳，存栏基础母牛达到200头以上的饲养场。
3.2 奶牛场档案：从事奶牛生产相关活动形成的各种有保存价值的资料，主要包括合同、票据、记录和文件等书面材料和电子信息资料。
3.3 卷内备考表：用以说明卷内文件状况，主要标明卷内文件件数、页数以及在组卷或使用过程中需要说明的问题。

4 档案建立
4.1 归档范围
4.1.1 综合类
4.1.1.1 企业法人资格证明、土地使用手续及土地部门备案证明、县级以上畜牧兽医行政主管部门养殖备案证明、县级以上环保部门环评验收合格证明、有效期内的动物防疫条件合格证、种畜禽生产经营许可证等。
4.1.1.2 机构设置文件、人员配置一览表、岗位职责、人员任免文件、人员健康证明、工作简历、从业人员学历证明、执业资格证明或职称证书复印件（加盖公章）、员工培训制度、计划、记录、通知、教材、试卷、总结、企业文化、广告宣传材料等。
4.1.1.3 基建报告及批复、基建合同、总平面图、设计图纸、工程选址、勘测、开工、竣工资料、工程预算、决算书、工程改建、扩建、维修资料等；设备购置合同、验收清单、安装使用说明书、照片、图纸以及登记、保养、维修、处理记录等。
4.1.1.4 项目申报书、可研报告、任务书、验收报告、专利证书、新产品证书、论文、成果评价证书、奖励证书以及有关的实物、标本、样品、光盘等。
4.1.1.5 财务计划、制度、规定以及经费预算等；会计凭证、会计账簿、财务报告、银行余额调节表、对账单、会计档案保管、移交、销毁清册以及在磁性介质上的会计数据、程序文件等。
4.1.2 生产类
4.1.2.1 要求：应按农业部第67号令的规定，建立畜禽养殖场养殖档案及种畜个体养殖档案。
4.1.2.2 选种选配
4.1.2.2.1 供种企业的种畜禽生产经营许可证和动物防疫条件合格证复印件（加盖供种企业公章），所引奶牛（或冷冻精液）的种畜禽（或冷冻精液）合格证、检疫合格证、系谱证和引种发票等。
4.1.2.2.2 奶牛选种选配方案、个体资料卡和品种登记记录等。个体资料卡参见本标准附录A的规定。品种登记、体型线性鉴定、产奶性能测定应分别符合GB/T 3157附录A、《中国荷斯坦牛体型线性鉴定规程》、NY/T 1450的规定。
4.1.2.3 饲养管理
4.1.2.3.1 饲养标准、饲养管理操作规程以及相关的法规、标准、规范、程序等饲养管理制度。
4.1.2.3.2 饲料、饲料添加剂、兽药等生产企业相关资质复印件（企业工商营业执照、生产许可证、组织机构代码证、产品批次检验合格报告等）。
4.1.2.3.3 饲料、饲料添加剂及原料购入、保存、配制和使用记录以及饲料常规营养成分、有害物质检测报告等；兽药（含生物制品）购入、保存和使用记录以及药物使用处方等；水电使用记录、定期水质监测报告等。
4.1.2.3.4 饲养日志、牛群变动、体况评分、繁殖（配种与分娩）、生长发育（体尺体重）和产奶等生产记录。
4.1.2.3.5 月报、年报等生产统计报表。定期的生产分析、评估及专题调研等形成的生产分析资料。
4.1.2.4 疫病防治
4.1.2.4.1 疫病预防（免疫接种和消毒）、监测和诊疗制度，重大动物疫病发生应急预案，病死牛、粪污无害化处理制度。
4.1.2.4.2 免疫记录、免疫效果检测报告，消毒、防疫监测、诊疗记录，定期修蹄和肢蹄保健记录，重大动物疫病、病死牛、粪污无害化处理记录。

4.2 归档时间
4.2.1 生产经营过程中形成的文件、材料应根据生产的阶段性及时立卷。
4.2.2 定期对档案按批次、按部门、按问题、按资料性质分类归档，整理组卷保存。
4.2.3 需长期或者若干年才能完成的工作或项目，采取阶段性立卷的方法，经常、不定期搜集形成的文件、材料，待项目完成后集中归档。
4.2.4 通常在次年一月末将上年立卷卷宗归档完毕。

4.3 归档要求
4.3.1 归档原则：应遵循及时、准确、全面、系统、完整和便于检索查阅的原则。
4.3.2 排列顺序
4.3.2.1 分类文件资料以时间顺序或事件发生先后顺序立卷归档排列。
4.3.2.2 在每页文件正面右上角、背面左上角编写页码（空白页不编码）。
4.3.2.3 在同类文件过多情况下，可分为多卷分别立卷（卷上标注之一、之二），每卷页码仍用阿拉伯数字从“1”开始顺序编注。
4.3.3 卷内文件目录：排列在每卷内文件之首，内容至少包括归档文件顺序号、文件标题、每份文件起止页码等。
4.3.4 卷内备考表：排列在卷内文件尾页之后，由立卷人如实填写并签全名；归档后卷内文件如有补充、移出或销毁等情况，由经手人和档案管理人员共同填写，注明时间并签全名。如无上述情况，注明“本卷共x页，卷内文件齐全”。

5 档案保存
5.1 档案室要求
5.1.1 选址应遵循“安全、实用、方便”的原则，地势要高燥，远离易燃、易爆和空气污染区。
5.1.2 具备防高温、防潮、防火、防盗、防霉、防光、防虫等条件。
5.1.3 配备专门档案管理工作人员，经过相关知识培训。
5.1.4 具备档案装订、复制和修补等技术处理的基本设施和器具。
5.1.5 具备档案检索工具，有所保存档案的目录和内容介绍。
5.2 保管制度
5.2.1 建立档案管理、查阅、保密、鉴定、销毁、统计等相关制度。
5.2.2 同类型档案格式统一，标识鲜明，科学分类，及时记录，借阅档案应登记。
5.2.3 电子档案的管理要定期备份，加密重要文件。电子档案管理参照GB/T 18894执行。
5.2.4 建立档案的收进、移出登记薄，及时登记，过期档案的销毁应做好记录。每年年末要对档案的数量、利用情况进行统计。
5.3 保存时间